为规范我校重要会议和大型活动的管理，严肃会风会纪，厉行勤俭节约，提高行政效能，特制定本办法。

 一、重要会议或大型活动主办单位职责

（一）各主办单位要按照“精简、节约、高效、规范”的要求，切实精简会议，压缩会议规模，能合并的合并，能不开的不开，提高会议效率；厉行勤俭节约，杜绝铺张浪费，一律不准发请柬、发放会议纪念品。要提高会议组织水平，合理安排会议时间，优化会议议程，开会时讲短话、讲实话，会议议必决、决必行。

（二）会议或活动的组织遵循“谁组织，谁负责”的原则，由主办单位负责起草通知、拟定议程、准备材料、落实布置会场、组织考勤、安排记录、草拟纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实情况、材料归档等。

二、重要会议或大型活动的分类  

本办法中提到的会议，是指学校或各学院各部门在校内召开的各种重要会议,包括全体校领导出席,有部分校领导和处级干部参加、人数超过20人,属学校重要工作或对学校有重要影响的会议等。

本办法中提到的活动，是指学校或各学院各部门在校内举办的各种大型活动，包括晚会、竞赛、讲座、辅导、培训、宣传活动等。

 三、重要会议或大型活动的申报  

重要会议或大型活动的举行，实行申报制度。

申报，是指会议或活动的承办方在会议或活动举办前向学校办公室进行申报的制度，即会议或活动的承办方至少在会议或活动举办的前一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息向学校办公室进行申报。

要求申报的会议及活动主要包括以下几类：

1.党委常委会或校长办公会决定召开的重要会议或活动；

2.涉及学校两个以上单位组织的会议或活动；

3.全校性的会议或活动；

4.由某个单位承办的涉及学校以外单位参加、并在学校内举行的大型会议或活动。

在会议或活动举行的前一周提出申请，报主管校领导审批（重要会议、活动需经校长办公会议批准），并

填写《重要会议和大型活动审批备案表》，由学校办公室备案后，会议或活动方能举办。

除特殊、紧急情况外，各学院、各部门不得口头请示。特殊情况下，经口头请示后，仍需按程序报学校办公室。

呈批送审内容应包括会议或活动召开事由，会议或活动名称、时间、地点，会议或活动议程，会议或活动出席范围及规模，拟邀请出席的人员名单，活动有什么任务（是否要致辞、讲话、颁奖、接见合影等，如属会见活动，应有客人的背景资料；需安排领导讲话的，应同时附讲话稿），新闻报道要求等。凡缺少相关内容的，应告来文单位及时补上。

四、重要会议或大型活动的经费预算

各部门的年度重要会议和大型活动的经费，必须纳入年度预算。临时性的重要会议和大型活动的经费，需要提交学校财务工作领导小组集体研究决定。

五、重要会议或大型活动的宣传报导

全校性的重要会议和大型活动的摄像、照相、宣传报导等由党委宣传部负责。承办部门的新闻稿件必须经主管领导审批后，报宣传部审核发布。

六、重要会议或大型活动的组织纪律

（一）实行通知制度。经申报后召开的各类会议或活动，由学校办公室负责向校领导发布通知，由会议或活动举办部门向参会单位发布通知。

（二）实行请假制度。经申报、备案后召开的各类会议或活动，各部门单位必须按照会议通知要求参加，不得缺席和擅自安排他人代会。参加会议人员原则上不得请假，确有特殊情况不能参加会议的（如到外地考察，参加中央、省、市召开的会议，参与贵宾接待活动，因病住院治疗等），应提前向主管校领导或主办单位负责人请假，未经同意不得由他人代替出席或缺席。

（三）实行签到制度。参会或参加活动人员必须提前到达会议现场，履行会议或活动签到手续。如果会议或活动通知要求提前报名、报到，要按限定时间和指定地点进行报名、报到。因特殊情况不能按时报到的，应主动向会议或活动主办单位说明原因，最迟应在会前15分钟履行报到手续。没有履行报到手续又没及时说明原因的，按缺席会议处理。

（四）严格会场或活动现场纪律。会议或活动期间不迟到，不早退，不会客，不使用无线通信设备，不得在会场内或活动现场阅读与会议主题无关的报刊杂志，不得在会场或活动现场内来回走动、打瞌睡或长时间滞留场外。任何人不得进入会场或活动现场办理与会议无关的文件和事项。

（五）加强监督。

1.会议主办方对以上（二）（三）（四）条所列事项负监管责任，在每次会议或活动最后，将会议纪律监管情况交会议主持人进行现场通报，并上交学校办公室督察科备案。

2.学校办公室对各单位办会工作情况进行督促检查。对迟到、早退、旷会的人员，首次发生者予以全校通报批评，第二次除全校通报批评外，扣发一日岗位津贴。对情节严重、影响全校工作、造成重大损失的，将追究主要负责人的责任。

通化师范学院办公室

2015年1月8日